Intelligente Schlagwortschnelleingabe (Schlagwort-Vorschläge)

Hinweis!

Ab Version 3.1 heißt die intelligente Schlagworteingabe im Neueingabefenster "Schlagwort-Vorschläge"!

In diesem Teil des Workshops wird eine der fortgeschrittenen Eingabefunktionen erklärt: Die intelligente Schlagwortschnelleingabe. Die intelligente Schlagworteingabe unterstützt Sie bei der Zuordnung sinnvoller Schlagwörter zu den Zetteln.

Voraussetzung zur Verwendung der intelligenten Schlagwortschnelleingabe ist aber, dass bereits mehrere Schlagwörter eingegeben wurden. Ganz zu Beginn eines neuen Zettelkastens kommt die eigentliche Stärke dieser Funktion also noch nicht zur Geltung.

Im Gegensatz zur „normalen“ Schnelleingabe (siehe dazu den Workshop zur Neueingabe von Zetteln), wo alle im Zettelkasten vorhandenen Schlagwörter sofort in der Registerkarte angezeigt werden, wird die Schlagwortauswahl bei der intelligenten Schnelleingabe thematisch eingeschränkt. Es werden nur noch Schlagwörter angezeigt, die überwiegend thematisch mit dem Zettel zu tun haben.

Sinnvoll ist die intelligente Schlagwortschnelleingabe also vor allem dann, wenn Sie bereits mehrere Hundert oder Tausend Schlagwörter vergeben haben, und bei der Zuordnung bereits vorhandener Schlagwörter zu einem Zettel eine strukturierte Vorauswahl haben möchten, um nicht ständig alle Schlagwörter durchgehen zu müssen. Dennoch: Auch bei der intelligenten Schnelleingabe haben Sie die Möglichkeit, alle Schlagwörter zu durchsuchen - nur in mehreren Schritten, abgestuft nach Relevanz, und damit übersichtlicher und einfacher.

Die intelligente Schlagwortschnelleingabe wird im Neueinagbefenster in der Registerkarte „Schlagwörter“ rechts aktiviert, indem Sie ein Häkchen bei „Intelligente Schnelleingabe“ setzen:

Daraufhin wird der bereits eingegebene Text im linken Textfeld Eintrag durchsucht - sofern bereits Eingaben gemacht wurden - und gefundene Schlagwörter in der Registerkarte angezeigt.

Sollten Sie noch keinen Text eingegeben oder aber Ihre Eingabe erweitert haben, können Sie jederzeit durch Klicken auf den blauen Doppelpfeil die Schlagwortliste neu erstellen:

Bitte bedenken Sie, dass dieser Pfeil nur aktiv wird, wenn Sie den Text im Haupteingabefeld Eintrag ändern. Zu Beginn eines neuen Eintrags ohne Textinhalt sehen Sie also noch keine Schlagwortliste, und keinen Pfeil, um die Liste zu erneuern.

Die Schnelleingabe teilt sich in vier Schritte auf, die hier beschrieben werden sollen, damit Sie wissen, wie die Auswahl der Schlagwörter funktioniert.

Im ersten Schritt wird der eingegebene Text im Textfeld Eintrag und Überschrift analysiert und mit den bereits im Zettelkasten vorhandenen Schlagwörtern verglichen. Sollte das Programm exakte oder annähernde Übereinstimmungen mit einem Schlagwort und einem im Text vorkommenden Wort(teil) feststellen, wird das Schlagwort in die Liste in der Registerkarte übernommen.

Nun wählt man eines oder mehrere der aufgelisteten Schlagwörter aus, je nachdem, ob sie thematisch zum Eintrag passen.

Schlagworteinträge, die man zum Eintrag hinzufügen möchte, kann man per

• Doppelklick,
• Eingabe-Taste oder
• dem Hinzufügen-Knopf zur Schlagwortliste des Eintrags hinzufügen.

Nun werden alle bisher ausgewählten Schlagwörter übernommen und in die Liste Schlagwörter im mittleren Fensterbereich eingefügt. Man hat weiterhin die Möglichkeit, zusätzliche Schlagwörter auszuwählen und zu dieser Liste hinzuzufügen.

Wenn man ein Schlagwort wieder aus dieser Liste, also vom Zettel, entfernen möchte, muss man dieses markieren und auf das rote Minus-Zeichen unter der Liste klicken.

Anschließend klickt man auf Weiter. Die Schlagwortliste der Registerkarte wird nun gelöscht und neu aus den übrig gebliebenen Schlagwörtern (d.h. alle Schlagwörter, die in diesem Schritt noch nicht zu sehen waren) zusammengestellt.

Diesen Absatz brauchen Sie nur lesen, wenn Sie sich genauer für das Auswahlprinzip
der Schlagwörter für die intelligente Schnelleingabe interessieren!

Zum einfachen Verständnis des grundlegenden Prinzipsist dieser Absatz nicht notwendig
und kann daher übersprungen werden!

Um das Prinzip der Schlagwortauswahl nachvollziehen zu können, wird der technische Ablauf hier noch mal kurz erklärt:

1. Eine Liste mit allen Schlagwörtern des Zettelkasten wird erstellt. Die Liste ist damit identisch mit der Schlagwortliste der Registerkarte.
2. Jetzt wird jeder einzelne Eintrag der Schlagwortliste im Zetteltext und der Zettelüberschrift gesucht. Sofern Synonyme einbezogen werden, werden zusätzlich in den Synonymen nach dem ausgewählten Schlagwort gesucht. Wird das gesuchte Schlagwort gefunden, werden die dazugehörigen Synonyme ebenfalls ausgelesen.
3. D.h. der Zettelkasten durchsucht den gesamten Zettelinhalt nach
   1. dem aktuell ausgelesenen Schlagwort aus der gesamten Schlagwortliste
   2. und ggf. zusätzlich noch einige Synonymbegriffe, die zu dem aktuell ausgelesenen Schlagwort gehören.
4. Dieser Vorgang wird für jedes einzelne Schlagwort aus dem Zettelkasten wiederholt.
5. Dabei wird jedesmal geprüft, ob das Schlagwort (oder eines seiner Synonyme) im eingegebenen Zettelinhalt oder der Zettelüberschrift vorkommen. Falls ja, wird das Schlagwort (aber nicht die ggf. dazugehörigen Synonyme) in die Schlagwortliste aufgenommen, die in der Registerkarte im Neueingabefenster zu sehen ist.

Beispiel:
  Ein Zettelkasten enthält die Schlagwörter
  - System
  - Systemtheorie
  - Luhmann
  - Funktionssystem

Im Text steht folgendes:
Die Funktionssysteme sind Teilsysteme der Gesellschaft.

Daraufhin werden die Schlagwörter "Funktionssystem" und "System" vorgeschlagen,
da sowohl "System" (als Teilbegriff in Funktionssystem oder Teilsystem) als auch
"Funktionsystem" im Text vorkommen - nicht aber "Systemtheorie" oder "Luhmann".

Ist die Option Trefferanzahl erhöhen aktiviert, passiert folgendes:

1. Zuerst wird das gefundene Schlagwort (und mögliche dazugehörige Synonyme) in seine „Einzelteile“ zerlegt, sofern es sich um einen Begriff aus mehreren Wörtern handelt (bspw: Funktionssystem - Gesundheit oder Beruf und Pflege). Bestimmte Wörter wie und, oder, bestimmte und unbestimmte Artikel werden dabei nicht berücksichtigt.
   1. Im Falle des ersten Beispiels hätte man also die Begriffe Funktionssystem und Gesundheit, im zweiten Beispiel die Begriffe Beruf sowie Pflege.
2. Anschließend werden auch hier alle Vorkommen der „Schlagworteinzelteile“ im Text gesucht, und wenn gefunden, wird das Schlagwort in die Liste, die in der Registerkarte im Neueingabefenster zu sehen ist, aufgenommen.

Ist die Option Trefferanzahl erhöhen oder aber Durchschnittliche Trefferanzahl aktiviert, passier folgendes (dieser Schritt wird ausgelassen bei der Option Trefferanzahl verringern.:

1. Der eingegebene Zettelinhalt und Zettelüberschrift wird in seine Einzelteile, also einzelne Wörter zerlegt.
2. Jedes Wort mit mehr als 3 Buchstaben wird nun herausgesucht…
3. …und im aktuell ausgelesenen Schlagwortbegriff gesucht.
4. Sofern Synonyme einbezogen werden, wird der Begriff auch im den gefundenen Synonymen gesucht.
5. Taucht ein Wort aus dem Zettelinhalt oder der Überschrift in einem der Schlagwörter auf (oder dazugehörigen Synonyme), wird auch dieses mit in die Schnelleinagbeliste aufgenommen.

Damit ist der erste Schritt der Zusammenstellung der Schlagwortliste für die intelligente Schnelleingabe abgeschlossen.

Wie einleitend beschrieben, bezieht sich die Kontext-Analyse zur Zusammenstellung der Schlagwörter auf den gesamten Inhalt des Eintrags.

Man kann die intelligente Schnelleingabe jedoch auf bestimmte Bereiche eingrenzen, indem man Text markiert und anschließend per rechter Maustaste das Kontextmenü öffnet und die Funktion Schlagwort-Schnelleingabe für Auswahl ausführt.

Daraufhin wird der oben beschriebene erste Schritt erneut ausgeführt, allerdings wird nicht mehr im gesamten Zettel, sondern nur noch innerhalb der Textauswahl nach Schlagwörtern gesucht.

Im zweiten Teil der intelligenten Schlagworteingabe werden all diejenigen Schlagwörter aufgelistet, die mit den ausgewählten Schlagwörtern aus dem ersten Schritt zusammenhängen.

Dazu werden vom Programm alle Zettel im Datensatz analysiert und auf die im ersten Schritt ausgewählten Schlagwörter überprüft. Findet sich ein Zettel, der eines der im ersten Schritt ausgewählten Schlagwörter enthält, werden alle anderen Schlagwörter dieses Zettels für diesen zweiten Schritt der Schlagworteingabe mit aufgelistet, d.h. in der Registerkarte angezeigt. Daraus ergibt sich im zweiten Schritt also eine Liste mit Schlagwörtern, die thematisch mit den Schlagwörtern aus dem ersten Schritt der Schnelleingabe assoziiert sind.

Wer jetzt noch weitere Schlagwörter sucht, kann wieder auf Weiter klicken. Wieder wird die Schlagwortliste der Registerkarte gelöscht und aus den übrig gebliebenen Schlagwörtern (d.h. alle Schlagwörter, die in diesem Schritt und im ersten Schritt noch nicht zu sehen waren) neu zusammengestellt

Im nächsten Schritt werden sämtliche Einträge, deren Schlagwörter direkt oder in ähnlicher Form im Text vorkommen, gesucht. Bis hierhin ist dieser Schritt mit dem ersten Schritt identisch, d.h. es wird auch keine erneute Suche in dem Sinne durchgeführt, sondern die „Trefferliste“ (also die Schlagwortliste) aus dem ersten Schritt der intelligenten Schnelleingabe übernommen.

Jetzt aber werden sämtliche Schlagwörter der gefundenen Einträge, die jeder gefundene Eintrag zusätzlich enthält und die nicht im Text vorkamen, zu der Liste hinzugefügt.

Ein Beispiel:

• Im Text findet sich das Wort „Hermeneutik“.
• Es wird ein Zettel mit dem Schlagwort „Objektive Hermeneutik“ gefunden.
• Nun enthält dieser Zettel noch zusätzlich das Schlagwort „Biografieforschung“, welches sich nicht im Text und nicht in der Liste der Registerkarte aus Schritt eins befindet. Dieses Schlagwort (Biografieforschung) wird nun aber in die neu zusammengestellte Liste in diesem dritten Schritt mit aufgenommen.
• Dadurch erhält man einen erweiterten Kontext der Schlagwörter.

Im vierten und letzten Schritt werden noch mal alle restlichen Schlagwörter angezeigt, die der Zettelkasten enthält, wobei sämtliche bereits angezeigten Schlagwörter aus den ersten drei Schritten hier nicht mehr auftauchen.

Sollten sich bereits Schlagwörter im Schlagwortfeld befinden, werden die aus der Schnelleingabe ausgewählten Schlagwörter den bereits vorhandenen hinzugefügt. Dabei wird automatisch geprüft, ob eines der eingegebenen Wörter doppelt vorhanden ist. Doppelte Schlagwortvergabe wird also automatisch vom Programm verhindert.

Wenn die Liste der Schlagworteinträge insgesamt sehr lang ist und somit unübersichtlich wird, kann man die Liste nach bestimmten Suchbegriffen filtern. Dazu muss in der Begriff oder das Wortteil, das gesucht werden soll, ins Textfeld auf der Registerkarte unten, direkt links neben dem blauen Doppelpfeil, eingegeben werden:

Wenn man hier bspw. den Text system eingibt und die Eingabe-Taste drückt, bleiben alle Schlagwörter in der Schnelleingabeliste der Registerkarte stehen, die das Wort system enthalten.

Um die ursprüngliche Liste wieder herzustellen, muss nur der blaue Doppelpfeil neben dem Textfeld angeklickt werden.

Zeigt eine durchschnittliche Menge an Schlagwort-Vorschlägen an, die eine mittlere Genauigkeit der Treffer hat.

Zeigt deutlich mehr Schlagwort-Vorschläge an, da z.B. auch Teile eines Schlagwortes (insbesondere bei Schlagwörtern, die sich aus mehreren Begriffen zusammensetzen) im Text gesucht werden.

Zeigt deutlich weniger Schlagwort-Vorschläge an, da im Gegensatz zu den beiden vorigen Optionen nicht die Wörter aus dem Text verwendet werden, um nach diesen Wörtern in der Schlagwort-Liste nach Treffern zu suchen.